1099 Reguli pentru cheltuielile rambursate pentru un subcontractant

Contractorii independenți, consultanții și persoanele independente se confruntă cu o mulțime de provocări profesionale, inclusiv învățarea de a stăpâni regulile fiscale complicate. Rambursarea cheltuielilor de afaceri valabile nu este de obicei impozabilă contractantului, presupunând că respectă regulile de contabilitate adecvată și păstrarea evidenței.

Contractorii independenți acționează deseori ca consilieri fiscali proprii în navigarea regulilor pentru deduceri și rambursări pentru întreprinderi.

Contractori vs. Angajați

Contractorii independenți diferă de angajați în scopuri fiscale. În general, IRS analizează care parte are controlul asupra produsului de lucru și care este factorul de decizie pentru a determina dacă cineva este angajat sau contractant, deși IRS poate lua în considerare toate faptele și circumstanțele relevante. Contractorii primesc comisioane convenite pentru serviciile prestate clientului, fără nicio reținere în scopuri fiscale. Companiile care plătesc un antreprenor independent 600 $ sau mai mult pentru serviciile furnizate pe parcursul anului trebuie să furnizeze contractantului formularul 1099-MISC până la data de 31 ianuarie a anului următor. Clienții pot rambursa contractorii pentru cheltuieli de afaceri rezonabile, dar acest lucru pentru un volum mare de cheltuieli indică pentru IRS că un contractant era de fapt un angajat în scopuri fiscale în Rolul veniturilor 55-144.

Contabilitate adecvată

Pentru a fi rambursată pentru cheltuielile efectuate în numele unui client, contractantul furnizează clientului o factură cu o contabilitate adecvată a cheltuielilor. În general, contabilitatea adecvată include o listă detaliată a cheltuielilor și încasărilor, în cazul în care clientul solicită acest lucru. Presupindu-i clientului rambursarea cheltuielilor de afaceri valabile, contractantul nu va raporta rambursarea ca venit, nici nu va deduce cheltuielile ca cheltuieli de afaceri. Rambursarea nu va fi reflectată pe formularul contractorului 1099-MISC.

Contabilitate neadecvată

În cazul în care contractantul neglijează furnizarea către client a unei liste detaliate a cheltuielilor de afaceri, rambursarea, dacă este plătită, este inclusă ca venit al contractantului pe formularul 1099-MISC. Presupunând contractantului să mențină o evidență suficientă a cheltuielilor, acesta poate deduce cheltuielile de pe Schema C a Formularului 1040.

Păstrarea înregistrărilor

Contribuabilul care solicită deducerea - fie contractantul, fie angajatorul - trebuie să justifice cheltuielile de afaceri. Salvați chitanțe sau înregistrări ale cheltuielilor, cum ar fi cecuri anulate sau extrase de carduri de credit. În plus, documentați detaliile fiecărei cheltuieli, inclusiv scopul afacerii și părțile implicate - de exemplu participanții la o masă. De asemenea, înregistrați data cheltuielilor; unde a fost suportată cheltuiala, inclusiv locul de desfășurare și orașul, dacă aceasta este o cheltuială de călătorie; și o listă detaliată a fiecărei cheltuieli.

Subcontractanților

În mod ocazional, contractorii independenți angajează subcontractanți pentru a îndeplini anumite angajamente care pot fi clasificate ca angajați sau contractori în scopuri fiscale. În aceste cazuri, contractorii originali devin angajatori și trebuie să respecte aceleași reguli care reglementează rambursarea cheltuielilor, deși dintr-o perspectivă diferită.