Regulile de comutare pentru rambursarea kilometrajului

Întreprinderile pot rambursa angajații pentru cheltuieli de kilometraj legate de locul de muncă și pot solicita o deducere fiscală. Cu toate acestea, kilometrajul asociat transportului obișnuit al angajatului nu este considerat drept cheltuială pentru kilometraj. Dacă un angajat nu este rambursat pe deplin pentru cheltuielile de kilometraj, acesta poate solicita partea nerambursată ca o cheltuială pentru activitatea angajaților.

Pentru a deduce rambursările ca pe o cheltuială de impozit, companiile trebuie să păstreze înregistrări de călătorie de afaceri. Credit: Hailshadow / iStock / Getty Images

Cerințe de rambursare a kilometrajului

IRS oferă câteva linii directoare pentru întreprinderi de a rambursa angajații pentru cheltuieli cu kilometraj. Dacă este făcută în mod corect, plata nu este taxabilă pentru angajat, iar compania o poate deduce ca pe o cheltuială. Pentru a revendica deducerea, IRS cere ca documentele de afaceri să detalieze cheltuielile și să verifice că călătoria a fost în scopuri comerciale. Pentru ca plata să nu fie atinsă angajatului, angajatul trebuie să documenteze cheltuielile legate de muncă și să returneze sumele rambursate în exces pe care le primește.

Rata de rambursare

Cea mai simplă modalitate pentru o afacere de a rambursa kilometrajul angajatului este utilizarea ratei de kilometraj standard IRS. Această rată este destinată să acopere costul mediu al gazelor, întreținerea mașinilor, repararea, asigurarea, înregistrarea și deprecierea. Rata este de 56 de cenți pe milă condusă începând cu 2015 și este ajustată în mod regulat. În mod alternativ, o afacere poate decide să ramburseze numai anumite cheltuieli auto, cum ar fi factura de gaz pentru o excursie în afara orașului. Poate chiar să aleagă să nu ramburseze kilometrajul deloc.

Ce kilometraj contează

Pentru ca kilometrajul să fie deductibil, trebuie să conduceți sau să călătoriți în scopuri legate de muncă. Vizitarea unui client, ridicarea bunurilor sau călătoria pentru o conferință sunt toate motive valabile pentru a solicita cheltuieli cu kilometrajul. Cu toate acestea, IRS interzice în special angajaților și întreprinderilor să deducă kilometrajul implicat într-o navetă normală de lucru. Pentru a ține cont de acest lucru, ar trebui să scăpați cantitatea de kilometri implicată în deplasarea normală de lucru de la kilometrajul raportat. De exemplu, spuneți că locuința dvs. este o călătorie rotundă de 10 mile de la locul de muncă obișnuit. În loc să te duci la locul tău de lucru obișnuit, ai lucrat la un client pentru o zi, care a fost o navetă de 30 de kilometri. Kilometrajul cu excepția navetei dvs. obișnuite - 20 de mile - este rambursabil și deductibil.

Neefectuată kilometraj

Dacă ați condus munca și angajatorul dvs. nu v-a rambursat sau vă rambursat doar parțial, puteți solicita o deducere fiscală în declarația dvs. fiscală personală. Angajaților li se permite să deducă cheltuielile de lucru și cheltuielile neremunerate pe formularul 2106. Din păcate, deducerea este limitată. Diverse reduceri detaliate, cum ar fi cheltuielile nerambursate ale angajaților, sunt deductibile numai în măsura în care acestea depășesc 2% din venitul brut ajustat.