Cuprins:
Când un angajat călătorește în afaceri, probabil are niște cheltuieli deductibile. Pentru a menține contabilitatea simplă, Serviciul Internal Revenue permite angajatorilor să plătească și să deducă cotele per diem; șeful trebuie doar să țină evidența ratelor zilnice standard pentru alimente, cazare și alte cheltuieli, în loc să solicite angajaților să aducă încasări pentru costurile reale. În cazul în care angajatorul nu îi rambursează angajatului, angajatul poate deduce cheltuielile reale sau tarifele zilnice standard.
Rambursări și Venituri
În opinia IRS, un angajat care primește o indemnizație per zi pentru călătorii de afaceri primește rambursarea de la angajator. Orice indemnizație per diurn peste cheltuielile raportate de angajat este venit și este raportată pe formularul W-2 al angajatului. Dacă salariul salariatului include cheltuieli de călătorie pentru afaceri, nu există rambursări, nici deducerea angajatului și nici un venit suplimentar raportat la IRS.
Cursuri foarte scăzute
Indemnizațiile pe zi sunt stabilite de IRS. Un angajat care beneficiază de aceste indemnizații nu are nevoie să țină evidența cheltuielilor individuale, deși trebuie să documenteze ora, locul și scopul călătoriei. Angajatorii pot folosi, de asemenea, ratele "scăzute", care reprezintă cheltuieli mai mari în anumite zone, cum ar fi Alaska sau Hawaii. În cazul în care tarifele la un nivel scăzut sunt utilizate pentru călătoria unui singur angajat, acestea trebuie să fie utilizate din nou pentru toate celelalte călătorii ale angajatului în cursul anului fiscal. Unele rate ridicate sunt sezoniere, adică se aplică numai în perioadele "sezonului estival" pe parcursul anului, în anumite locații: Sedona, Arizona, în martie și aprilie, de exemplu, sau Miami în timpul sezonului turistic ocupat din ianuarie până în martie.
Deduceri ale angajaților
Pentru salariați, IRS stabilește tarifele standard pentru anumite cheltuieli de călătorie de afaceri. Pentru mese, o alocație zilnică standard variază în funcție de destinația de călătorie. O rată standard de kilometraj include, de asemenea, utilizarea în scopuri comerciale a unui vehicul, care permite lucrătorilor să evite urmărirea gazelor, a asigurărilor, a parcării, a taxelor de trecere și a tuturor celorlalte incidente asociate cu utilizarea unui automobil sau a unui camion. Angajații detaliază și solicită aceste cheltuieli, atât standard, cât și real, pe formularul 2106. Totalul se prezintă pe lista A, care conține toate deducerile detaliate pentru returnările individuale. Numai suma care depășește 2% din venitul brut ajustat este deductibilă.
Anul fiscal
Pentru anul fiscal 2015, începând cu 1 octombrie 2014, ratele angajatorului per diem au ajuns la 172 USD pentru cazare și mese; perimetrul pentru zone cu costuri ridicate a ajuns la 259 de dolari. Aceste rambursări nu sunt supuse impozitului pe impozitul pe venit sau a impozitelor pe salarii, nici nu sunt raportate pe W-2. Perioadele de cazare nu sunt disponibile persoanelor care desfășoară activități independente, însă pot beneficia de o alocație standard pentru mese și de o alta pentru cheltuieli ocazionale în zilele în care nu utilizează indemnizația de masă. Ei raportează aceste și orice cheltuieli reale ca deduceri la Schema C. Aceleași reguli se aplică oricui are o proprietate semnificativă asupra companiei, pe care IRS o definește ca fiind egală cu 10% sau mai mult.