Implicațiile fiscale ale rambursării cheltuielilor prin salarizare

Serviciul de venituri interne permite angajatorilor să ramburseze angajații pentru cheltuielile de afaceri efectuate la locul de muncă. În conformitate cu un plan responsabil, aceste rambursări de cheltuieli sunt scutite de taxe pentru angajat. Dacă este un plan neautorizat, plățile sunt considerate salarii. Dacă rambursările sunt emise prin salarizare, înseamnă că acestea fac parte dintr-un plan care nu este responsabil și angajatul va plăti impozite pe rambursări.

Omul în costum de pompare gazcredit: vadimguzhva / iStock / Getty Images

Cheltuieli de afaceri pentru angajați

În calitate de reprezentanți ai companiei, angajații au tendința de a suporta cheltuieli de afaceri în timp ce lucrează. Conducerea pentru a întâlni un client, pentru ridicarea unor consumabile de birou sau luarea unui client la masa de prânz reprezintă toate cheltuielile de afaceri care pot fi rambursate de către angajator. Pentru a documenta și justifica cheltuielile, angajații ar trebui să salveze copii ale chitanțelor atunci când fac achiziții de afaceri. IRS permite angajatorilor să-și ramburseze angajații cu mila pentru călătoriile cu mașinile, astfel încât angajații să poată păstra un jurnal detaliat al călătoriilor de afaceri, în loc să salveze chitanțe de gaze.

Planuri responsabile și neconforme

Atunci când angajatorii rambursează angajaților cheltuielile de muncă, aceștia fac acest lucru fie printr-un plan responsabil, fie printr-un plan neconcordant. Un plan responsabil este unul în care angajatul oferă documentația în timp util a cheltuielilor și returnează eventualele rambursări suplimentare. Angajatorul verifică dacă această cheltuială are o legătură de afaceri și păstrează o copie a documentației. Conform unui plan responsabil, rambursarea cheltuielilor nu este venit. În schimb, este o rambursare fără taxe a cheltuielilor angajatului.

Emiterea de cecuri în cadrul unui plan responsabil

Dacă aveți un plan responsabil, rambursările de cheltuieli nu ar trebui să fie procesate prin salarizare. În schimb, cereți angajaților să adune periodic documentația privind cheltuielile și apoi să emită un cec de rambursare a cheltuielilor. Aceste plăți ar trebui înregistrate ca cheltuieli ale întreprinderii. De exemplu, dacă tăiați un angajat un cec de rambursare a kilometrajului pentru 50 de dolari, cei 50 de dolari ar trebui înregistrați ca cheltuieli de kilometraj. Compania dvs. va putea să își retragă aceste cheltuieli din declarația fiscală de afaceri, astfel încât să păstreze copii ale formularelor de kilometri și chitanțe pentru a justifica cheltuielile.

Prelucrarea salariilor pentru planuri non-responsabile

În cazul în care angajatorul nu respectă regulile unui plan responsabil, acesta își desfășoară activitatea în mod neconcordabil. Uneori, un angajator pune în aplicare în mod intenționat un plan inaccesibil de minimizare a înregistrării. De exemplu, o companie poate alege să ofere angajaților 500 de dolari fiecare pentru a acoperi cheltuielile cu alimentele și kilometrajul pentru o antrenament anual de afaceri și nu necesită încasări. În acest caz, rambursările de cheltuieli sunt considerate salarii, iar angajații vor plăti impozite pe acestea.

Deoarece acestea sunt considerate salarii, rambursările de cheltuieli în cadrul unui plan care nu este responsabil trebuie procesate prin salarizare. În acest fel, angajatorul poate reține impozitele federale, de stat și de salarizare. La sfârșitul anului, rambursările de cheltuieli vor fi raportate ca salarii în formularul W-2 al angajatului.