Cum să gestionați cu succes o asociație de condominium

A fi responsabil de o asociație de condominiu nu este o sarcină ușoară. Ca persoană fizică sau firmă de conducere, sunteți, în general, responsabil pentru întreținerea clădirilor, a bazinelor și a altor zone comune. Trebuie, de asemenea, să impuneți regulile privind ceea ce proprietarii de case se poate face cu proprietatea lor, iar acest lucru poate provoca multe controverse. Proprietarii de case plătesc de la 100 la 10.000 de dolari pe an pentru a trăi într-o comunitate gestionată, potrivit CNNMoney.com, ceea ce creează o presiune enormă asupra asociației pentru a fi responsabilă din punct de vedere financiar, pentru a respecta standardele de întreținere și curățenie și pentru a îmbunătăți valoarea globală condominii.

Gestionarea eficientă a condominiuului începe cu planificarea strategică.

Etapa

Identificați operațiile cheie pentru care veți fi responsabili. Folosind software de procesare a textului, documentați domeniile de obligații ale asociației de condominiu. Acestea pot include: întreținerea clădirilor, amenajarea teritoriului, piscine, săli de agrement și alte facilități publice; coș de gunoi; curățarea de urgență, cum ar fi zăpada sau gheața, și securitatea clădirii. Luați notă de alte domenii ale managementului, cum ar fi aplicarea regulilor comunitare pentru proprietarii de case, răspunsul la plângeri, organizarea de întâlniri regulate de asociere și colectarea de taxe lunare sau anuale.

Este de așteptat o acțiune rapidă pentru serviciile de urgență.

Determinați forța de muncă necesară pentru a opera instalația. Construiți relații cu furnizorii locali pentru a furniza serviciile de întreținere. Fiți pregătit să angajeze un avocat în cazul în care apar proceduri legale.

Un buget eficient vă ajută să păstrați cheltuielile în linie.

Planificați cu atenție bugetul anual. Creați un șablon într-un program de calcul tabelar, cum ar fi Microsoft Excel. Începeți cu cel mai mare nivel de reparații - cum ar fi înlocuirea acoperișului - apoi alocați în mod corespunzător pentru serviciile de curățare, înlocuirea asfaltului, amenajarea teritoriului, controlul dăunătorilor, încălzirea și aerul condiționat, vopsirea exterioară și multe altele. Anchetați toate unitățile pentru a determina ce este necesar și lăsați rezervele să țină cont de scenariile dezastrelor naturale.

Mențineți întreținerea pentru a îmbogăți valoarea condo.

Documentați un set de standarde de reparații și întreținere. Acest lucru este esențial pentru planificarea pentru întreținerea pe termen lung a operațiunilor tipice de construcție. Gândiți-vă la ceea ce reprezintă "curat". Stabiliți un standard pentru ceea ce considerați necesar pentru programarea controlului dăunătorilor, a serviciilor de încălzire / aer condiționat și a altor întreținere periodică. Dacă decideți cu privire la urgența unor reparații, reduceți șansa să depășiți bugetul. De asemenea, acest lucru vă permite să vă concentrați asupra operațiilor esențiale necesare pentru a rula comunitatea.

Etapa

Fiți cât mai diplomatic posibil cu proprietarii de case. Litigiile privind regulile de asociere pot duce rapid la bătălii juridice. Întâlnirile de asociere sunt forumuri deschise pentru proprietarii de case să ridice probleme. Atunci când reclamațiile se ridică personal sau în scris, răspundeți în mod eficient și cu respect.

Fii financiar responsabil prin păstrarea unei înregistrări a totului.

Documentați și evaluați periodic toate operațiunile. O evaluare la sfârșitul anului a bugetului și a operațiunilor vă ajută să stabiliți ce a funcționat și dacă trebuie să vă schimbați abordarea anul viitor. Păstrați împreună toate chitanțele de întreținere, contractele legale, informațiile privind asigurările și înregistrările financiare într-un sistem organizat de evidență pentru referințe viitoare.