Cuprins:
Dacă aveți un loc de muncă care necesită călătorie, indiferent dacă este în propriul dvs. oraș sau stat sau dacă vă aflați în afara statului sau țării, compania dvs. alege metoda de raportare și rambursare pentru aceste cheltuieli. Unele companii rambursează cheltuielile dvs. reale, în timp ce altele vă oferă o cotizație de călătorie. Dacă primiți o bursă de călătorie, răspunderea dvs. fiscală personală depinde de faptul dacă angajatorul dvs. are un plan responsabil sau neacoperit. Rambursarea cheltuielilor reale nu este impozabilă.
Metode de rambursare a călătoriilor
Dacă trebuie să călătoriți și această călătorie este considerată ca fiind legată de locul de muncă, există mai multe moduri în care compania dvs. poate gestiona rambursarea pentru acele cheltuieli. Puteți primi o bursă de călătorie înainte de călătorie, puteți plăti pentru cheltuielile dvs. și puteți fi rambursat sau puteți primi o bursă de călătorie care vă cere să vă documentați cheltuielile și să returnați orice parte neutilizată din bursă către angajatorul dumneavoastră. Compania dvs. poate alege să furnizeze aceste fonduri în baza unui plan responsabil sau a unui plan care nu poate fi luat în considerare sau poate reprezenta o parte a cheltuielilor la o rată per zi.
Plan responsabil
Dacă angajatorul dvs. utilizează un plan responsabil, cheltuielile de afaceri pe care le-ați efectuat cu ajutorul bursei dvs. de călătorie nu sunt impozabile ca venituri și nici nu fac obiectul impozitelor FICA. Un plan responsabil trebuie să îndeplinească anumite cerințe IRS. Cheltuielile trebuie să fie legate de afaceri și altfel ar fi deductibile de către dvs. ca cheltuială pentru afaceri. Angajatorul dvs. trebuie să solicite documentarea cheltuielilor dvs., furnizând data, ora, locul, suma și scopul comercial al cheltuielilor într-o perioadă rezonabilă de timp - de obicei, în termen de 60 de zile.
Toate cheltuielile necesită încasări, cu excepția cazului în care acestea sunt rambursate pe un plan pe zi - de exemplu, cheltuieli de kilometraj. Orice fonduri în exces din bursa dvs. de călătorie care nu au fost necesare pentru călătoria dvs. trebuie returnate companiei într-o perioadă rezonabilă de timp. Orice sumă neachitată este impozabilă integral.
Plan nonaccountable
Un plan inaccesibil este unul care nu cere angajatului sa raspunda oricarei cheltuieli realizate folosind stipendia de calatorie. În cadrul acestui tip de plan, sunteți în măsură să vă petreceți cotizația de călătorie pe orice alegeți, fără documente sau explicații, și nu trebuie să returnați părții neutilizate din indemnizația de călătorie către angajatorul dvs. În cadrul acestui tip de plan, suma din indemnizația de călătorie este inclusă în venitul dvs. impozabil pe formularul W-2 și este, de asemenea, supusă impozitelor FICA - Medicare și asigurări sociale.
Cheltuieli pe cheltuieli
IRS are proceduri de rambursare a angajaților o rată fixă pentru cheltuielile de călătorie, cum ar fi masa, cazare și kilometraj. De exemplu, în 2011, rata de rambursare a kilometrajului IRS a fost de 51 de cenți pe milă. Această rată este ajustată în funcție de fluctuația prețurilor la gaze. În acest plan, vi se rambursează cheltuielile dvs. la tarifele standard stabilite de IRS, pentru care trebuie să furnizați motivul pentru călătoria dvs. și numărul de kilometri pe care l-ați călătorit.
Dacă cheltuielile dvs. sunt rambursate doar pe baza ratei de percepere, este considerată o cheltuială responsabilă și nu este impozabilă. Cu toate acestea, dacă depășiți rata de percepere și solicitați rambursarea, depășirea este pe deplin impozabilă. Pentru orice alte cheltuieli acoperite de indemnizația dvs. de călătorie pentru care nu există o rată de permise, dacă trebuie să-i socotiți, aceasta nu este impozabilă, dar dacă bursa dvs. de călătorie o acoperă și nu vi se solicită nici să o socotiți și nici să o returnați aceste sume sunt impozabile și adăugate în veniturile dvs.