Cuprins:
Asociația proprietarilor de locuințe (HOA) este o organizație responsabilă pentru întreținerea generală și întreținerea zonelor comune într-o subdiviziune rezidențială. HOA poate fi condusă de o firmă de administrare sau de dezvoltatorul imobiliar, dar în mod obișnuit este predată locuitorilor odată ce dezvoltarea este finalizată. Un HOA este obligat să țină evidențe contabile care să reflecte cu acuratețe taxele colectate, ce tipuri de cheltuieli sunt suportate, să prezinte soldurile rezervelor pentru proiectele speciale și diverse alte elemente. Un sistem contabil de bază poate fi implementat fără dificultăți prea mari.
Etapa
Achiziționați software-ul de contabilitate adaptat pentru un HOA dacă nu dețineți deja software-ul. Nu aveți nevoie să utilizați software-ul HOA specific dacă aveți deja alte software-uri contabile. Condo Manager și TOPS sunt furnizori de software care se specializează în nevoile de contabilitate HOA, în timp ce Quickbooks este un program financiar general care poate fi utilizat pentru a îndeplini cerințele de bază ale contabilității HOA. Finalizați tutorialul și citiți manualele livrate împreună cu software-ul pe care îl cumpărați pentru a înțelege cum să configurați HOA-ul în sistem.
Etapa
Asigurați-vă că aveți o înțelegere solidă a cerințelor contabile HOA. Asociația Asociației de proprietari de case din California este o resursă bună pentru a afla mai multe despre cerințele de bază ale HOA.
Etapa
Stabiliți o convenție de numire consecventă pentru numerele contului dvs. înainte de a începe să le introduceți. De exemplu, puteți decide că toate conturile de active vor începe cu numărul "1", conturile de pasive "2", "conturile de venituri" 3, "conturile de cheltuieli" 4 "și conturile de capital" 5."
Etapa
Creați conturile pe care le veți utiliza în sistemul software. Conturile de active de bază de care veți avea nevoie sunt: numerar, verificare, conturi de creanțe, cheltuieli amânate și active fixe. Pentru conturile de răspundere, veți avea nevoie de Conturi de plătit, de încasări amânate și de împrumuturi. Conturile de venituri vor include veniturile din impozite și dobânzi. Conturile pentru cele mai multe cheltuieli vor fi Utilități, Asigurări, Întreținere, Depozit, Dobânzi, Taxe, Impozite și Cheltuieli de rezervă. În cele din urmă, câștigurile și rezervele restante vor cuprinde conturile de capitaluri proprii. Fiecare HOA are nevoi specifice, dar această listă de conturi oferă o bază solidă pentru a începe să tranzacționeze și poate fi realizată utilizând orice software HOA sau software generic de contabilitate financiară.
Etapa
Faceți intrarea balanței de deschidere în noul dvs. sistem software. Această înregistrare este făcută înainte de efectuarea înregistrărilor dvs. standard, zilnic, în avans. Această intrare nu trebuie să includă conturi de venituri sau cheltuieli. De exemplu, dacă HOA are 1.000 de dolari în bancă din taxele anterioare ale proprietarilor, intrarea va fi pur și simplu o debitare pentru Checking for $ 1,000 și un credit pentru câștigurile reținute pentru 1.000 $. În acest moment aveți un bilanț de deschidere și sunteți gata să vă deplasați înainte în activitatea de înregistrare zilnică.
Etapa
Introduceți numerele dvs. de buget pentru fiecare cont de venituri și cheltuieli. Metoda de stabilire a numerelor de buget va depinde de software-ul pe care îl utilizați. Bugetarea necesită în mod obișnuit crearea unei cărți separate de cea pe care o utilizați pentru a înregistra activitatea zilnică a HOA. Citiți secțiunea corespunzătoare din manualul software pentru a înțelege specificul privind crearea de bugete în sistemul software.
Etapa
Aflați cum puteți rula rapoartele de bază livrate împreună cu software-ul dvs. Rapoartele cele mai de bază sunt Bilanțul, Situația veniturilor, Declarația fluxului de numerar și Bugetul vs. Actual. Acestea ar trebui să fie livrate cu orice software financiar pe care îl utilizați.