Cum să organizați și să copiați documente

Organizarea documentelor nu numai că vă va ține la îndemână fișierele importante, dar și le va proteja dacă sunt stocate corespunzător. Nimănui nu-i place sentimentul de a se deplasa prin documente, aruncând hârtie în jurul valorii, deoarece nu poate găsi acea declarație bancară importantă. După ce vă organizați și depuneți documentele, găsirea fișierelor importante este rapidă și ușoară.

Organizați și depuneți documentele.

Etapa

Calculați numărul de dosare de fișiere, lianți și separatoare de taburi de care aveți nevoie. Acest lucru depinde de numărul de categorii diferite de depuneri pe care le aveți. Cel mai bine este să cumpărați aceste bunuri după ce ați creat categoriile de depozit, astfel încât să știți exact câte foldere aveți nevoie.

Etapa

Desemnați un spațiu pe podea sau o masă mare pentru a crea grămezi de documente. Organizarea documentelor dvs. este un proces și, prin urmare, doriți să desemnați o zonă în care puteți să creați grămezi de documente sortate și să le lăsați sortate acolo dacă nu terminați imediat. În funcție de cantitatea de documente pe care o aveți, acest lucru vă poate face un weekend întreg, sau mai bine, petreceți cel puțin 10 până la 30 de minute pe zi pentru a vă organiza și a vă arhiva documentele.

Etapa

Organizați-vă documentele în grămezi separate în categorii de nume. De exemplu, facturile de apă într-o grămadă și extrasele de cont în altul (pachete separate pentru fiecare bancă).

Etapa

Faceți o listă a diferitelor categorii denumite (companii sau nume de documente) pe care o aveți după ce le-ați pus toate documentele în grămezi separate. De exemplu: Bank of America, Bill de apă, împrumut auto, asigurări agricole de stat, AAA, împrumuturi pentru studenți etc. Alfabetizați-vă lista. Dacă toate documentele dvs. sunt stocate într-un dulap de arhivare în ordine alfabetică, vă va fi mai ușor să găsiți documentele.

Etapa

Scrieți fiecare dintre numele dvs. de categorii în fila folderului fișierului sau pe o hârtie separată cu filele pe care le separați și apoi le inserați în fila folder agățat.

Etapa

Puneți toate dosarele de fișiere în dulapul de depozitare în ordine alfabetică. Începeți să îndepărtați coloanele documentului. Pe măsură ce depuneți documentele în dosarele lor, organizați documentele în ordine cronologică cu cele mai noi din partea de sus. Verificați legile de stat și federale atunci când este necesar să aflați cât timp trebuie să păstrați anumite documente importante. Unele documente, cum ar fi contribuțiile IRA, trebuie să fie păstrate permanent.

Etapa

Păstrați o copie de rezervă a documentelor importante - sau dacă doriți doar să aveți la dispoziție documentele anului (de exemplu, în scopuri fiscale) - făcând legăturile să depună copii ale documentelor dvs. În funcție de cantitatea documentelor aveți, separați documentele în categorii, cum ar fi documente bancare, facturi și investiții. Nu uitați să etichetați separatoarele filelor, astfel încât totul din liantul dvs. să fie ușor accesibil. Puneți o listă cu categoriile cu file în partea din față a liantului. De asemenea, puteți să scanați toate documentele importante și să păstrați copiile electronice ca o copie de rezervă.