Cuprins:
Pe parcursul relației unui angajat cu un angajator, poate fi necesară reclasificarea statutului fiscal. Adesea, o afacere va angaja lucrători pe bază contractuală. Dacă relația devine regulată și în curs de desfășurare, este posibil ca întreprinderea să fie nevoită să transforme lucrătorul dintr-un antreprenor independent într-un lucrător salariat. Neparticiparea corectă a unui lucrător în calitate de salariat și plata impozitelor necesare pentru plata salariilor ar putea supune întreprinderea la sancțiuni. Atunci când are loc o conversie, angajatorul și angajatul au anumite responsabilități.
Etapa
Examinați orientările Serviciului pentru venituri interne privind momentul în care un lucrător ar trebui să fie tratat mai degrabă ca angajat, decât ca un contractant independent (a se vedea Resursa 1). Identificați toți antreprenorii care au lucrat pentru dvs. care vor primi 1099 la sfârșitul anului fiscal și trebuie să fie convertiți la W-2 în conformitate cu aceleași reguli.
Etapa
Anunțați antreprenorul în scris despre nevoia imediată de ao transforma într-un angajat și ce informații de identificare aveți nevoie pentru a efectua această schimbare. Documentați data și ora în care aceste înregistrări au fost produse în dosarul angajatului. Utilizați o confirmare de poștă certificată cu un număr suficient de poștale dacă trimiteți notificarea prin poșta de corespondență. Păstrați chitanța de la serviciul poștal al S.U.A. în înregistrările dvs., ca dovadă legală a trimiterii prin poștă.
Etapa
Configurați un nou dosar de angajați în baza de date a angajaților și sistemul de înregistrare. Clasificați contractorul care este convertit ca salariu, scutit de salariu sau ne-scutit pe oră, pe baza muncii implicate și a nivelului de responsabilitate pe care angajatul îl va avea. Utilizați calculatorul și accesul la Internet pentru a revizui instrucțiunile din Ghidul Muncii din S.U.A., bazate pe Legea privind standardele muncii corecte (a se vedea Resursa 2).
Etapa
Stabiliți un program de salarizare proporțional cu tipul de clasificare obișnuită a angajaților, contractantul va deveni. Stabiliți declanșatorii pentru plata orelor suplimentare după 40 de ore de muncă pe săptămână dacă noul angajat trebuie să fie un angajat orar.
Etapa
Solicitați unui nou angajat să completeze un formular W-4 care să furnizeze informații individuale și scutiri de taxe care să fie calculate la determinarea impozitelor cu reținere la plata salariilor. Introduceți noul angajat în baza de date a angajaților dvs. și sistemul de cronometrare, după cum este necesar.
Etapa
Generați un formular completat W-2 pentru noul angajat înainte de 31 ianuarie pentru anul fiscal precedent care raportează salariile, impozitele reținute și alte informații necesare în formular. Trimiteți patru copii angajatului pentru diverse cerințe de depunere a impozitelor. Păstrați un exemplar pentru propriile fișiere de afaceri și trimiteți o copie Serviciului intern de venituri și autorităților fiscale de stat sau municipale, dacă este cazul.